یک استعلام دقیق با اطلاعات پایه درباره کالا، مسیر و زمان‌بندی شروع می‌شود و رفت‌وبرگشت‌های غیرضروری را کم می‌کند.
هرچه اطلاعات اولیه محموله کامل‌تر باشد، مقایسه گزینه‌های حمل و برآورد هزینه روشن‌تر می‌شود. لازم نیست پیش از تماس همه جزئیات قطعی باشند؛ کافی است داده‌های موجود را به‌روشنی اعلام کنید.
مشخصات کالا و بسته‌بندی
شرح کالا، تعداد بسته‌ها، وزن ناخالص، ابعاد تقریبی و نوع بسته‌بندی را آماده کنید. اگر کالا شکستنی، حساس به دما یا مشمول الزامات ویژه است، همین ابتدا آن را ذکر کنید.
مسیر و زمان
شهر یا محل تحویل در مبدأ و مقصد، تاریخ آماده‌شدن کالا و بازه مطلوب تحویل را مشخص کنید. اگر روش حمل خاصی مدنظر دارید، آن را بیان کنید؛ در غیر این صورت می‌توان چند گزینه را مقایسه کرد.
اسناد و شرایط معامله
پیش‌فاکتور، فهرست بسته‌بندی و شرایط توافق‌شده با فروشنده، در صورت موجودبودن، به بررسی دقیق‌تر کمک می‌کنند. مدارک نهایی موردنیاز بسته به کالا، مسیر و مقررات جاری متفاوت است و باید برای همان پرونده بررسی شود.
